電子印鑑持っていますか？
こんにちは、2020年10月最近では印鑑の必要性がかなり注目されていて、不要な捺印業務は無くしてペーパーレス化を加速させようという動きが日本で有りますよね。そこで注目されているのは、以前からサービスとしては有ったのですが、電子印鑑・デジタル印鑑と言われるものです。
何となくイメージはつくとは思いますが、実際に使っている人はいるのか？と思いますが、その前に色々と知らない事が多いですよね？
電子印鑑ってなに？
そもそも電子印鑑についての知識が少なくてイメージができない。
電子印鑑って意味あるのか？
電子印鑑はイメージできるけど、必要なのか？意味があるのか疑問に思っている。
電子印鑑のメリット・デメリットって？
電子印鑑にメリットやデメリットはあるのか？
こういったお悩みの参考になればいいなと思います。
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電子印鑑はこういったサービス
電子印鑑について知れば貴方も使いたくなるかもしれないので少し解説しておこうと思います。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、パソコンやスマホなどで使う事の出来る印鑑の事です。これまでは、電子印鑑を使えばPDFやエクセルやワードなどで届いた稟議書や請求書や契約書データなどに捺印をする場合は、一度プリントアウトし、捺印箇所へ捺印をした後に再度プリンタなどでスキャンしてメールなどで送信していたのを、届いた書類データをプリントアウトせずにファイルの捺印箇所に印鑑データを書いて保存し、そのデータをメールなどで送信する事の出来るサービスです。
電子印鑑は2種類ある
電子印鑑には実は2種類有って、印影に「誰が作成したか」「誰が使ったか」「いつ押印されたか」などの個人情報が含まれているものと、そうでないものがあります。前者は主に有料の電子印鑑サービスから提供されているもので、後者は無料で作成できる印影画像のみを作成する電子印鑑となります。
電子印鑑のメリット
電子印鑑には様々なメリットが有ります。
ペーパーレス化
電子印鑑は、届いたデータをプリントアウトしなくて済みますので、書類データの多い企業では大幅なペーパーレス化に繋がります。また、プリントアウトやスキャンなどの手間もかかりませんので、リソースの削減にも大きく貢献します。
社内稟議や承認のスムーズ化
社内で使う場合には、紙でのやり取りがデータでのやり取りになるので、社内決済のスピードアップにも貢献すると言われています。
電子契約化すれば収入印紙が不要になる
更に電子印鑑だけで無く、同時に電子契約に移行すれば契約時に必要な収入印紙が不要になりますので、コスト削減にも貢献します。
電子印鑑のデメリット
一見デメリットが無いように感じる電子印鑑にも現状ではデメリットが存在します。
セキュリティリスクは考慮しておくべき
電子印鑑の作成方法は豊富で、現存する印鑑から作成する事も可能です。認印や訂正印程度であればリスクは低いですが、実印や代表社印などから電子印鑑を作成した場合は、印鑑データを元に複製されるというリスクも当然伴います。
ですので、あえて現存する印鑑から電子印鑑を作成しないという判断も必要な時もありますのでその辺りは考慮しておく必要があると思います。
要は印鑑証明登録されている印鑑は不用意に電子化しないという事ですね。
双方の合意が必要となる
いざ電子印鑑を作成して業務に取り入れる場合には、相手側への承諾が必要となるケースがあります。こちらが電子印鑑を採用したとしても、相手側からの書類がプリントアウトされた紙で届いたとしたら、その効果は半減ですので取引先とのやり取りに電子印鑑を取り入れる場合は、事前に相談しておく方がよいかなと思います。
法的効力は無いというか同じ
電子印鑑での押印じたいには法的効力は無いようです。そして、ここは勘違いされている部分もあるかと思うのですが、実は書面での押印自体にもほとんど法的効力は無いという事です。
印鑑の最大手のシャチハタ様の公式サイトでもそのように言われているのでほぼ間違いは無いと思います。
電子印鑑の法的効力について説明する前に、 印鑑を押印する意味について考えてみましょう。そもそも、印鑑を押印することの意味は、「確認した、承認した」などの証拠を残すことです。押印自体には法的効力はありません。それでも一般的には、印鑑が押印されていることで「信頼できる書類」と認識することが多いため、重要書類には押印することが一般的となっています。
印鑑が法的に必要になるのは、公的機関に提出する書類などごく一部に限られます。一般企業や個人間で取り交わす書面においては、印鑑の押印がないからと言って無効になることはありません。つまり、法的には押印が必要不可欠ではないということを覚えておきましょう。
前述の通り、押印自体に法的効力はありません。言わば慣習として「取引の際には押印する」という意識が、多くの人々のイメージとして植え付けられているのです。
実際の印鑑の押印と電子印鑑の押印の違いは「受け手の感覚」です。電子化が認められているこの時代にも、大切な書類を取り交わす際には、目の前で印鑑を押印する場面がよく見受けられます。商談などの席で、契約がまとまった際にもその場で印鑑を取り出し押印をするのが一般的です。
印鑑自体に法的効力がないため、実際の印鑑でも電子印鑑でもその効力に違いはありません。ただ、電子印鑑よりも実際の印鑑の方が、受け取る側の気持ちとしては「より効力がある」と感じられるものです。
電子印鑑を作る方法を教えます
いかがですか？少しは電子印鑑について理解を深めることができたでしょうか？
ここからは、実際に電子印鑑を作成する方法を解説していこうと思います。
無料で作れる電子印鑑サイト
ここで紹介するのは無料で作成できる電子印鑑です。認印や訂正印などの電子印鑑などで印影の画像データのみで良い場合はこちらでいいかなと思います。
印鑑透過(サイト)
サイト上で電子印鑑にしたい文字を入力するだけで、電子印鑑を作成してくれる誰でも超簡単に電子印鑑を作成できるサイトです。
しかも、現存する印影画像をアップロードすれば全く同じ電子印鑑を作成する事も可能のようです。
Web認印(サイト)
サイト上で文字を入力し、書体・大きさ・色を入力するとPDF形式で電子印鑑を出力してくれます。サイト上に「電子印鑑・電子署名ではありません」と記載されていますので、やはりまだまだ電子印鑑の普及には時間がかかるのかもしれませんね。
Excel電子印鑑(アプリ)
エクセルで作成された書類に押印する際に使える電子印鑑です。エクセルのアドインになっているので、作成した電子印鑑は右クリックで読み出せるすぐれものです。印影も実際に確認しながら細かく設定できるので、日常でエクセルによる書類などのやり取りの多い方はいいですね。
クリックスタンパー(アプリ)
インストール型の電子印鑑ソフトです。細かく作成した印影画像をEMFやPNGなどの画像データとして書き出すことが可能です。
クリップスタンプ(アプリ)
他の電子印鑑アプリと同様に三文判・丸印・角印など色々とカスタムでき、作成した印影は画像で出力できるようです。クリップボードにコピーできるのでエクセルやPDF編集画面でも使用する事ができそうです。
この様に無料で電子印鑑を作詞する方法は沢山ありますので、皆さんも一度お試しください。ただし、はじめにお伝えしたように無料で作成できる電子印鑑はあくまで印影画像のみなので、その点を考慮して効果的に活用してください。
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有料で作れる電子印鑑サイト
こちらで紹介する有料で作る電子印鑑は、無料で作成できる電子印鑑よりも更にカスタマイズができたり、印影データ独自のセキュリティをいれたり、より高度な電子印鑑となります。
パパッと電子印鑑3PRO(アプリ)
印影データにタイムスタンプや作成者や押印者などのメタデータは含まれてはいませんが、より細かく印影をカスタマイズする事の出来るソフトのようです。
京印章シーオージェイピー(アプリ)
印影データにタイムスタンプや作成者や押印者などのメタデータは含まれてはいませんが、作成した電子印鑑から本当の印鑑を作成できるサービスを行っているようです。
My電子印鑑(アプリ)
印影データ内に押印者情報が明記されているのと、独自の不正コピー機能が搭載されているワンランク上の電子印鑑です。
電子印鑑を使って電子契約を行えばもっと便利になる
ここまでお伝えしてきたことで、概ね電子印鑑についてはご理解いただけたと思います。
そもそも電子印鑑は、電子契約をより簡潔化するために始まったサービスです。最近では、電子印鑑と電子契約がパッケージングされた新サービスが増加しています。
この電子契約サービスを導入すれば、社内のペーパーレス化や電子契約化が加速する事は言うまでも無いです。
今日がある方はご覧ください。
おすすめの電子契約サービス
それでは、おすすめの電子契約サービスを幾つか紹介していこうと思います。
GMO電子印鑑Agree
電子契約と電子署名に力を入れてきているGMOのサービスです。法的効力があるクラウド型の電子契約サービスのようです。
DocuSign
電子署名利用者数世界No1を自負しているサービスです。主に契約書作成などに特化しているサービスのようです。
Adobeサイン
AdobeサインはPDFと電子署名をフル活用したサービスです。サービス内で使われる電子署名には法的効力が発生しますので、重要書類の電子化も安心して行う事が出来るようです。
パソコン決済Cloud
低価格が売りのクラウド電子決済サービスです。関連サービスと連携させる事でより高度な書類管理が出来るようです。
電子印鑑からはじめるか？電子契約をやってみるか？
少しは電子印鑑や電子契約について理解できましたか？どういったサービスから始めるかは中々決めることができないと思います。恐らく他者も同じだと思いますので、後は一歩踏み出せば周囲との差は必ずついてくると思いますので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
最後までお読みいただきありがとうございました。
