Zoho connectを初めとするグループウェアに関するお悩みにお答えします
ご訪問いただきありがとうございます。
現在私は、兼業フリーランスなのですが、サラリーマン、フリーランスのどちらでもグループウェアを活用しているのですが、実は2019年4月に無料グループウェア最大手のサイボウズliveを活用していたのですが、サービス終了に伴いZoho connectという別のグループウェアを新たに活用しているのですが、Zoho conncetを選ぶまでに、約6か月ほど悩んでいました。その時の体験やZoho connectの評判などを踏まえて今回の記事にしましたので、ご興味のある方はご覧ください。
そもそもグループウェアって何？というと、wikiさんによると
グループウェアとは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。ネットワークに接続されたコンピュータ同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。
という事です。
簡潔に言いますと「タスク（作業）管理」「スケジュール管理」「進捗管理」など、仕事における色々な機能を1つのサービスの中に詰め込んで（パッケージ化）、パソコンなどインターネットに繋がった端末で、活用できるサービスといった感じです。
そして、私はZoho connectというグループウェアを活用しているので、今回はZoho connectの評判を中心にお悩みを持っている方にお答えしようと思います。
Zoho connectを使おうか迷っているがどうなの？評判を知りたい
私は、Zoho connectを使いはじめて3ヶ月目になりますが、現在はとても便利に使っています。Zoho connectを使う前は、サイボウズliveを使っていましたので、過去にサイボウズliveを使っていた方はもちろんの事、他社サービスを使っている方もこれまでと同じように使いこなせるのではないかなぁと思います。
もちろんグループウェアを初めて使おうと思っている方も、使っていない時よりも便利になる事は間違いないかと思いますよ。
無料のグループウェアを探している、掲示板など特定の機能を無料で使いたい
Zoho connectは、無料で使うこともできますので、参考になると思います。
サイボウズLiveなど他社からの乗り換え、代替えサービスを探している
私自身、サイボウズliveからの乗り換え組で、現在Zoho connectで運用していますので、この記事は参考になると思います。
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今さら聞けないZoho connectだけじゃないグループウェアの主な機能
Zoho connectを例にグループウェアの基本的な機能を紹介します。
フォーラム機能を掲示板として使用すれば会議の議事録としても使えます
Zoho connectには、フォーラムという機能があります。こちらは、他のグループウェアでいう所の掲示板という機能と同等です。例えば、営業先や各案件毎に投稿しておいて、進捗が有った際に都度書き込めば、時系列順に進捗状況を把握する事が出来ます。
私の場合は、週に2度ミーティングがあるのですが、その際の議事録としても活用しています。
予定機能でスケジュールを管理。Googleカレンダーに直接登録もできます
この機能は、名前の通りで来訪や往訪などの予定などをスケジュール登録する機能です。しかも、Zoho connectのスケジュール機能は、Googleカレンダーに直接登録する事もできますので、Googleユーザーの方には更にお勧めの機能となっています。
付箋紙型のタスク機能を使えば作業予定管理や思いついたネタをササッとメモできる
Zoho connectのタスク機能は、デザインが付箋紙型と馴染みのあるデザインになっています。しかもカテゴリを作ってカテゴリ分けすることもできます。各タスクは色分けもできるので自分好みのデザインにカスタマイズできるのもいいですよ。
作業マニュアル機能でオリジナルのマニュアル作成ができるようになる
Zoho connectの他のグループウェアにはあまり無い機能としてマニュアル作成機能というのがあります。作業フローや作業マニュアルを作成管理する機能になります。リッチテキストで文字色や太文字などが使用できるので、オリジナルのマニュアル作成する事でできます。
毎回、作業方法を思い出す必要も無くなるので便利ですね。
パソコンでも外出先でスマホでも手軽にグループウェアを使いこなせる
全てのグループウェアに共通するメリットなのですが、データはクラウド上に保管されていますので、いつでもどこでもパソコンやタブレットやスマートフォンで閲覧し、記事やタスクやスケジュールを追加する事ができるので、出張先や旅行先など場所を問わず使用できるのが、グループウェア最大のメリットと言えると思います。なので、忙しい人ほど導入メリットがあるといえるのではないでしょうか。
私が実際に使っているZoho connectの画面を画像付きで紹介します
Zoho connectと出会う前は、サイボウズliveユーザーでした
冒頭でお話ししたように私は、2019年4月までは、無料グループウェア最大手のサイボウズliveを使用していました。サービス終了に伴いいろいろなグループウェアの評判や評価を調べつくしました。その後、Zoho connectに乗り換えました。なので、Zoho connectを使い始めて2019年7月現在で3ヶ月程の使用歴となります。多機能なグループウェアなので全てを使いこなせているとは言えませんが、順調に使いこなせるようになっていると思います。
Zoho connectは、サイボウズliveと同じくらいの機能を持っている
いかがでしょうか？Zoho connectをはじめとするグループウェアについて、少しはご理解いただけたでしょうか？そこで、実際に私が使用しているZoho connectの実際の画面をお見せします。
フォーラム機能（掲示板）
フォーラム機能の画面です。別名、掲示板機能ともいいます。フォーラム(掲示板)は、各案件毎の情報共有を主な目的としています。会議の議事録としても使う事できる機能です。
実際に私も、情報共有や会議の議事録としても使っています。このフォーラム(掲示板)機能は、グループウェアによっては、有料プラン出ないと使えなかったり、機能として搭載されていないグループウェアもあります。私が、Zoho connectを採用した理由の一つにフォーラム(掲示板)が使えるというのも大きなポイントでした。
仕事の予定もプライベートの予定もスケジュール機能
スケジュール機能については、ほぼ全てのグループウェアに搭載されている機能です。おわかりの様に毎日のスケジュールを管理する機能です。予め、リマインダー設定をしておけば、指定の日時にメールで通知してくれるのも非常に助かっています。
また、Zoho connectの場合は、GoogleカレンダーへZoho connectに登録したスケジュール内容から直接投稿できますので、毎回2つを別々に登録する必要がありません。
進行形の仕事や、未着手の仕事、思い付いたアイデアはタスク管理機能で管理しています
一日では終わらない、現在進行形の仕事、開始日がまだ決まっていない未来の仕事は予め、タスク管理に登録しておけば、すごく把握しやすく便利です。
私の場合、何か仕事しながらパッと思いつく事があるのですが、そういった場合は、とりあえずタスク管理に登録しておいて、一息ついたときに見返して次の仕事の参考にしています。
デザインや、カテゴリも自由に決めることができので、便利です。
マニュアル画面はまだ使ったことが無いです。。。
Zoho connectには、マニュアル画面が搭載されていますが、残念ながら私はまだ使ったことがありません。機能自体は、とても便利そうなのはわかっているので、近い内に使いこなしたいと思います！
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どのグループウェアでもいいのでまずは使ってみてはどうですか？
いかがでしたでしょうか？少しは、グループウェアの主な機能をご理解いただけましたか。グループウェアは、IT系のお仕事に勤めている方は、もちろんですが、様々な業種の方に活用いただけるサービスではないかと思います。
一番のおすすめはサイボウズliveだったのに、もう無いんです
本当は、ここでグループウェアで最も評判や評価の良かった、サイボウズliveをご紹介したかったのですが、2019年4月にサービス終了となってしまったので、残念ながらご紹介する事できません。という事で、サイボウズlive難民であった私のおすすめグループウェアをご紹介します。
個人的におすすめは、Zoho connect
ここまで、Zoho connectをメインにグループウェアのお話をしてきたわけなので、もちろんおすすめさせていただくのは、Zoho connectです。おおよそどんなサービスか？どんな機能が搭載されているかは、すでにご理解いただけたと思います。
Zoho connectには、無料プランと有料プランがあります。無料プランと有料プランの差ですが、機能自体にはほとんど差はありませんが、1つのグループに参加できる人数の制限がメインとなっています。ですので、無料プランで十分使いこなせるのではないかと思います。有料プランの移行はご自身が使いこなして、その後周囲の人たちと1つのグループで使う時でいいのかなと思います。
そんな私も使っている、Zoho connetを無料プランで使ってみてはいかがでしょうか？
Zoho Connectの公式サイトで詳細を確認する方はこちら
Zoho connet以外の無料グループウェアも見てみたい
現在、色々なグループウェアがサービスインしています。正直、私もZoho connetを導入するのに数ヶ月かかりました。その間に、いろいろなグループウェアの評判や評価を調べつくして、それから実際に触って試して導入を断念したグループウェアをまとめた記事を投稿していますので、他のサービスもあわせて比較したい方は、以下のページリンクからご覧ください。
サイボウズlive終了したので試してみた代替えグループウェア一覧
最後までお読みいただきありがとうございました。
働きすぎの日本人の方々が少しでも楽に日々の業務に取り組めればいいなぁと思いながら、以上で終了となります。
