中小企業でもテレワーク導入は可能なのか?

テレワーク導入を検討してみたけど諦めていませんか?

こんには、2020年5月現在、まだまだ感染症が猛威を振るっており、日本政府がテレワーク推奨をしまくっている中、大手企業は一定の先行投資は必要なものの、結果的に大幅なコスト削減も可能なことから、以前から導入している事が多いのですが、私もそうですが、中小企業にとっては実感が無く以下の様な悩みが有るかと思います。

そもそもテレワークって何?

テレワークのそもそもの意味が良くわからない…

テレワークに必要な機材って何?

テレワークを導入したくても何を準備すればいいのかがわからない

最近良く聞くzoomって何?

最近良く「zoom」ってサービス名を聞くけど、どんなサービスかわからない

中小企業にもテレワーク導入できるの?

テレワークの為に大幅なコストをかける事ができない中小企業でもテレワークは導入できるのか?

 

こういったテレワークを導入する上でのお悩みの参考になりますので、是非ご覧ください。

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テレワーク導入には何が必要か?目的別にわかる

一重にテレワーク導入と言ってもどうしたらいいのかわからないのは、どの企業も同じだと思います。ですのが、読み進めていただければ、以下の様な事をより理解していただけると思います。

テレワーク導入の際にどういったものが必要なのかがわかる

テレワーク導入には一定の設備投資などが必要となってきます。どういった設備やサービスが必要なのかをご紹介していきます

自社でテレワーク導入が可能かどうか?より検討できるようになる

テレワーク化にどういったサービスがあるのかを理解する事で、自社でどの程度テレワーク化できるかをより判断する事ができるようになる

どういった事がテレワーク=出社しなくてもできるかを自社の業務に置き換えてみる

どうやって自社の業務がテレワーク化できるか?をシンプルに考える上で大事なのは、ツールやサービスを使う事で人と人とが対面しなくても業務進行が可能か?というのが一つのポイントとなります。

むしろこれが可能で有れば、ほぼその業務はテレワーク化可能だと考えても良いと思います。では、実際にテレワーク化可能な業務はどういった事かの一例をご紹介します。

人と人とのコミュニケーションはテレワーク化可能

社内での打ち合わせや相談などは、こういった時代ですのでわざわざ対面で有る必要はありません。

チャットやオンラインミーティングツールを活用する事で、テレワーク化する事が可能です。具体的なサービスとしては、「skype」「zoom」「LINE」「Google Meets」など多々ありますので、活用しない手はありません。

エクセルやワードを使っての業務管理もテレワーク化可能

エクセルやワードを使った業務においてもテレワーク化が可能です。office365というサービスを使う事で、殆どのオフィスファイルをクラウド上で管理でき、複数人で同時編集することが可能です。

マイクロソフトのエクセルやワードでは無く、Googleのスプレッドシードを使っている場合でも、Googleドライブを活用する事で、同じように複数人で同時編集する事が可能ですので、問題はありません。

業務報告や進捗管理もテレワーク化可能

業務報告書は各作業などの進捗管理もテレワーク化可能です。これには、以前ご紹介したグループウェアというサービスを活用する事で大幅に効率化とクラウド化を行う事ができます。

以下に私が活用しているグループウェアをご紹介していますので、是非ご覧ください。

Zoho connect(グループウェア)の評判や使い方をご紹介
Zoho connectを初めとするグループウェアに関するお悩みにお答えしますご訪問いただきありがとうございます。現在私は、兼業フリーランスなのですが、サラリーマン、フリーランスのどちらでもグループウェアを活用しているのですが、実は...

 

上記の様な業務がメインとなる業種の中小企業は、ほぼテレワーク化を行う事が出来ます。

また、営業職の方もほぼテレワーク化する事が可能だと思いますので、上記に全て該当しなかったとしても全てを一気にテレワーク化する必要は無いので、可能な業務から徐々に行っていってはいかがでしょうか。

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テレワークに必要なツールなどをご紹介

それでは、実際にテレワーク化の為に必要なサービスやツールを目的別にご紹介していきますので、参考にしてみてください。

絶対に必要なテレワークの為のパソコンとネット環境

パソコン

テレワークを行う上で必須の一つであるパソコンですね。社内では、デスクトップを使用している方も多くいると思いますが、テレワークでは持ち運びの容易なノートパソコンを用意しておきましょう。最近では、10万円前後でも高性能なパソコンが多数ありますので、予算に合わせて自由に決めて良いと思います。

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ネット環境

パソコンが準備出来たらネット回線の準備もお忘れなく。自宅などにwifi環境が整っていればいいのですが、そうでない方は個別でモバイル回線の契約を行っておきましょう。セキュリティの面からも公衆wifiを使用する事は、絶対におすすめしませんのでご注意ください。

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エクセルやワードはoffice365のサブスクリプション型を活用

既に社内でエクセルやワードなどマイクロソフト社製のオフィスソフトを使われている方で、One Driveというクラウドサービスを活用されていない方は、是非活用しましょう。

また、新規でオフィスソフトの購入を検討している方は、office365というマイクロソフトの新サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

こちらは、売り切りではなくサブスクリプション型(月額課金)で契約中は最新のオフィスソフトを使用する事ができるのでとってもメリットが高いです。詳細は以下のリンクからご確認いただければと思います。

Microsoft 365 (旧称 Office 365) | Microsoft 365 の使用を開始
Office 365 は Microsoft 365 に名前が変わりました。最新の Office アプリ、インテリジェントなクラウド、高度なセキュリティを、これまでと同じ価格でご利用いただけます。Office 365 のサブスクリプションとの違いについて説明しています。

office365がパワーアップしてMicrosoft365になりました。Microsoft365について詳しく知りたい方はこちらをどうぞ

Microsoft365(office365)の価格とクラウド&テレワーク化
Microsoft365(旧office365)でテレワーク化のメリットとデメリットを解説します。マイクロソフトのクラウド化サービスでテレワーク化を目指す際の機能の解説から導入にあたってのメリットやデメリットを実体験を基に解説しています。Microsoft365(旧office365)の価格設定や各プランの違いなどもわかるのでテレワーク化やクラウドサービス導入を検討している方は参考になると思います。

 

パソコンとネット回線はテレワークでは必須ですが、特にこだわって高価なパソコンを準備する必要はありませんので、安価なものからはじめてみてもいいかもしれません。

人と人とのコミュニケーションはチャットやオンラインミーティングツール

対面で行ってきた相談や日常会話は、普段皆さんが使われているチャットツールで置き換えることが可能です。

使い方は、既に皆さんご存知だと思いますが、ここではビジネスに特化したチャットツールやWEBカメラを使ったオンラインミーティングが可能なサービスをご紹介していきます。

一度は聞いた事の有るサービス名なのでどのツールを導入しても効果的に活用する事が可能だと思います。

Skype

Skype(スカイプ)はマイクロソフトが提供する基本無料のチャットツールです。Skypeの主な機能は以下です。

  • 音声とHDビデオによる通話:1対1の音声通話はもちろんですが、複数人でもクリアな音声とHD画質でビデオ通話ができる
  • チャット機能:普段皆さんが使っているチャット機能
  • 画面共有:画面共有機能が搭載されているので、通話中に色々な情報を画面上で簡単に共有できる
  • 固定電話への通話機能:インターネットに接続していない携帯電話や固定電話に、お手頃な料金で通話できる

Skypeにご興味がある方は、以下より試してみてください。

Skype | 無料通話とチャット用のコミュニケーション ツール
いつでも気軽に連絡し合いましょう。携帯電話や固定電話、および Skype for Business に発信できる無料のオンライン通話やメッセージ、手頃な料金の国際通話を利用して、効果的なコラボレーションを実現します。

zoom

zoom(ズーム)は最近注目されているビデオチャットツールです。zoomの主な機能は以下です。

  • あらゆるデバイスでの簡単なビデオ会議とメッセージング
  • zoom roomsを使えばボタンをタップするだけでビデオミーティングを開始できる
  • シームレスに電話をかけたり受けたり、コンテンツを共有したり、ビデオ会議に参加したり、Zoomデスクトップやモバイルアプリからチャットメッセージを送信できる
  • Zoomビデオウェビナーを使えば、ライブ配信も手軽にできる

zoomにご興味がある方は、以下より試してみてください。

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing
Zoom is the leader in modern enterprise video communications, with an easy, reliable cloud platform for video and audio conferencing, chat, and webinars across ...

Google Meet

Google MeetはGoogleがビジネス向けに提供しているG Suiteで提供しているビジネス向けのビデオ会議ツールです。Google Meetの主な機能は以下です。

  • シンプルで簡単に複数人でのビデオ通話やビデオ会議ができる

Google Meetにご興味がある方は、以下より試してみてください。

Google Meet: ビジネスで使えるビデオ会議ツール | G Suite
ビジネスでのオンライン ビデオ会議に、Google Meet をご活用ください。Meet のオンライン会議は安全性が高く、簡単に参加できます。Meet は G Suite で提供されています。

 

この様なコミュニケーションツールを使う事でテレワーク化を一歩進めることができると思いますので、ご興味がある方は参考にしてみてください。

業務報告や進捗管理はコラボレーションツールで

日々の業務報告や進捗管理は、以前ご紹介したコラボレーションツールを活用する事をおすすめします。今回は、私が日常使用している「zoho connect」というサービスをご紹介しますので、是非参考にしてみてください。

Zoho connect(グループウェア)の評判や使い方をご紹介
Zoho connectを初めとするグループウェアに関するお悩みにお答えしますご訪問いただきありがとうございます。現在私は、兼業フリーランスなのですが、サラリーマン、フリーランスのどちらでもグループウェアを活用しているのですが、実は...

まとめ

ここまでご覧いただきありがとうございます。

いかがでしたでしょうか?これまでテレワークという言葉ばかりが先行してしまって、自社の業務に当てはめることがなかなか困難であった方に、少しでもご理解いただけたでしょうか?

要は、はじめから全社員をテレワーク化しようとせずに、まずは各人毎の業務をリスト化し、出社しなくても業務遂行ができるか?をひとつずつ検討していけばいいのかなと思います。

その中で、物理的なやりとりが発生してしまうものは、とりあえず後回しにしておいて、そうでない業務から少しずつテレワーク化していけば、一定期間が経過した時には、自社の多くがテレワーク化できているかもしれません。テレワーク化は、長期的に実施すればオフィスの家賃や光熱費の削減にも将来的に繋がる可能性も有りますので、多少の先行投資はしておいてもいいのではないかと思います。

これを機に少しでもテレワーク化に貢献できればいいなと思っています。ありがとうございました。

 

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